委员会为何失灵,如何修复

我们很多人都明白,我们需要参与当地的行业教育,为学生的实地工作做好准备,并让更多的人考虑在这个行业工作。承包商支持教育工作者的方法之一是与当地的贸易学校和行业组织合作。我们可以通过参加会议或加入行业学校的咨询委员会或委员会来做到这一点。

我第一次被邀请参加这样的会议时,我很兴奋。我走进会议室,必须填写一份关于项目有效性的调查。

我真的想说实话吗?我马上把它交给教练,他可能不喜欢我说的话。我将继续我的谷歌评论方法,列出积极的方面。

签到单送到了我的面前,我焦急地等待着会议的召开。

我们从点名开始。(签到表的目的是什么?)好吧,我确定这是标准程序。用不了多久,我们就能把这些正式的东西解决掉,进入讨论的核心。

我错了。

我们从回顾上次会议的记录开始,我没有参加那次会议。董事会要求批准会议记录,但有人提出了动议。但是等等!他们需要有人支持这项动议!

然后,我们必须选举一名主席。当我们彼此看着对方,等待有人在压力下破口大骂并举手时,出现了一种尴尬的沉默。

“有人提名谁当主席吗?”我们又一次尴尬地沉默着,等着有人把我们中的一个扔到巴士下面。

教练绝望了。“主席没有任何意见真正的的责任。我们已经写好议程了。主席只要读一下就行了。”

一个人胆怯地举起手说:“我很乐意这么做。(莫里断定那是个谎言。)

总得有人做个决定运动要选出主席,必须有另一个人支持。到我们选出主席时,我们已经把会议耗完了五分钟。

然后我们通读了该组织的使命宣言。同样,我们需要对此进行审查和批准。

我们终于谈到了新的话题。新项目的大部分内容都是关于项目的有效性——或多或少与我们在会议前填写的表格上的内容相同。在公开讨论中,没有人提出任何值得注意的意见。然后,会议休会,这也需要一个动议和第二个动议。

我离开会议时心想:我们为什么要这样做?

任何形式的开放和创新的讨论都被正式的程序和与会者对这些程序的不适窒息了。当然,没有人能说服别人,但代价是什么呢?

《罗伯特秩序规则的历史》

像许多伟大的发明一样,罗伯特的《秩序规则》是在一次尴尬的失败之后诞生的。1862年,一位名叫亨利·马丁·罗伯特的年轻人必须主持一次教会会议。他不知道议会的程序,因此会议变成了一场疯狂的会议。

罗伯特决定仔细研究一下议会的议事程序,以便下次出席会议的人保持良好的行为举止。虽然地方委员会设立了一些先例,但并没有举行会议的正式规定。那么,罗伯特做了什么?他制定了自己的一套规则。

罗伯特在审议大会议事规则袖珍手册在1876年。他的手册获得了巨大的成功,并偶尔进行修订以适应时代的变化。在罗伯特的一生中,这本指南经历了几次修改,有好几个名字,包括为审议大会修订的罗伯特秩序规则. 尽管亨利·马丁·罗伯特早已去世,但我们至今仍在使用他的手册,该手册在20世纪70年代仍在印刷。

现在,我们可以通过谷歌搜索在网上找到他的指导方针,并将其称为“罗伯特的秩序规则”。我们在州议会、小型委员会甚至高中俱乐部中使用这些规则。

为什么要使用罗伯特的《秩序规则》?

议会程序的主要目的是建立会议的结构。当数百人聚集在一起开会时,我们需要一些规则来让每个人保持一致,并尽可能保持沟通相关。如果每个人都互相嚷嚷或不停地转移话题,那就很难完成任何事情。

罗伯特的议事规则允许委员会一次只关注一项事务。在原议案以多数票通过或不通过之前,所有讨论和辩论都将涉及一项事务。议案可以修改,但总的主题不变。

线性进展的会议很容易记录。想象一下,在写一份会议报告时,主题会发生变化,并在半小时内被多次重访。这可能会让你发疯。罗伯特的秩序规则是为了保护各地转录员的理智。

然后,我们必须考虑议会程序在透明度和减少责任方面的好处。根据罗伯特的《秩序规则》,普通成员通常可以旁听董事会会议。当有一个清晰有序的过程,让每个人都能看到,你就建立了对委员会和组织的信任。高管会议可能不提供公开信息,因此会议记录的准确性对于限制责任至关重要。

当一大群人会面,公众信任受到威胁时,制定一套严格的指导方针是有意义的。为了透明度和清晰度,审查和批准记录也是一个好主意。

但是这些指导方针对当地咨询委员会有帮助吗?我认为罗伯特的《秩序规则》在小规模会议中提出的挑战比解决方案更多。

罗伯特秩序规则的现代问题

有点讽刺的是,罗伯特的秩序规则是为高效的会议而设计的,但它的程序却降低了小型委员会会议的效率和生产力。罗伯特的《秩序规则》为什么对行业、教育、咨询委员会和其他类似机构不起作用,原因有很多。

在我的故事中,如果人们不熟悉组织会议的语言,他们可能不愿意参加会议。他们可能不明白“提出”一个问题是什么意思,或者为什么我们必须“支持”每个动议。许多加入职业学校顾问委员会的承包商花时间进行培训和实地工作。议会程序给与会者增加了不必要的障碍,使他们更难沟通。

当你对程序感到不舒服时,你会感到尴尬的沉默,这将占用更多的时间和拖延会议。缓慢、孤立的会议,语言晦涩难懂,可能会阻止利益相关者和领导者参与其中。虽然这些人会有一些最好的想法和对行业需求的最准确的描述,但他们只是没有时间展示这些想法,正式引入、辩论、修改和投票。股东参与不足,会议停滞不前,你不会看到太多进展。

反馈使会议充满活力,并促进真正的改变。但是,如果会议已经冗长而缓慢,是否有人真的对将会议拖得更久的反馈感兴趣?对于那些花了大量时间忙碌和工作的人来说,答案是否定的。更不用说,在这些与导师的顾问委员会会议上,任何负面反馈都是众所周知的,这可能会挫伤一些人的自尊心,引发冲突。

而大型会议则需要集中于多数决定原则的程序任何要取得进展,我们需要关注更精细的细节,并在行业教育咨询小组中彻底讨论行动方针。betvictor韦德手机版在像这样的小规模委员会中,需要将重点从程序转向参与。当个人的参与和反馈比共识更重要时,只有考虑其他方式来召开会议才有意义。

但是,我们要怎么做呢?

学习杰夫·贝佐斯的书

在2018年,股份有限公司。发表了一篇文章关于杰夫·贝佐斯禁止在亚马逊高管会议上展示PowerPoint的政策。杰夫·贝佐斯(Jeff Bezos)没有在屏幕上投射要点和股票图像,而是让他的高管们将一份叙述性简报放在一起,每个人都可以在会议开始时一起阅读。然后大家讨论备忘录的内容。

我相信,如果我们采用类似的结构,开会会更有效。如果我们提前通过电子邮件发送会议材料,那么与会者提前阅读这些材料的可能性就很小。相反,我们应该给与会者一些时间来阅读和熟悉备忘录。每个人都可以在会议开始时达成共识,并准备好讨论新的业务。

虽然坐在房间里安静地阅读几分钟可能看起来很无聊,但这比在不了解事实的情况下开始讨论或花大量时间浏览没有实质内容的华丽ppt幻灯片要有效率得多。

使用现代科技记录时间

正如你所知道的,我对罗伯特的规程最大的不满之一是我们在点名和复习会议记录上浪费了多少时间。我们可以在所有智能手机和平板电脑上使用这项技术,通过省去点名和会议记录审查,我们可以缩短所有会议的时间。

当我们还没有数字记录会议记录的工具时,我们绝对需要一个秘书或打字员来记录会议记录,并在下次会议上核实它们。但现在我们的手机上有录音和摄像功能rev.com对于转录,我们不再需要记录传统的小型集会的分钟。在小型委员会或咨询委员会会议中,通常没有必要删除记录中的任何内容,所以视频或音频记录应该没问题。

我们还可以应用这种技术使会议公开化,增加透明度。批准会议记录是至关重要的,因为它减少了回忆所发生事情的错误空间,但我们有技术将误差幅度降至零。为什么不用这种技术来节省时间呢?

私人的、基于app的主席选举

选择主席似乎是一项简单的任务,但这一决定牵涉到很多东西。

在我们没有议程的情况下,主席将指导讨论,维持秩序,并提供关键的反馈。因此,在行业学校咨询委员会会议上,最好由行业领袖担任主席,因为他们比学校系统内部的人更能接触到社区和行业的需求。

当你有一个志愿者系统时,最适合这份工作的人可能不会去领导会议,而主席可能是来自公立学校系统的人,他对这个行业并不了解。正如我们在我的故事中看到的,没有人可能会站出来,这既浪费时间又很尴尬。(毕竟,如果你提名自己,人们可能会认为你是一个愤怒的自大狂。如果你提名其他人,你可能会因为让他们难堪而显得像个混蛋。)

一个私人的、基于应用程序的投票系统将允许人们选举主席,而不会感到有压力去投票或不公开投票给某人。得票最多的人可以选择接受或拒绝这个职位。有了这项技术,这可能只需要几秒钟。

我们希望有关政策和课程的投票记录和结果是公开的,但私下选举的主席允许人们诚实地投票,而不必担心伤害别人的感情。

关注小组讨论

虽然罗伯特的《秩序规则》允许辩论和讨论的空间,但它过于强调秩序,以至于很难在委员会之间展开活跃的对话。

如果当地行业领袖想要有效地为教育项目做出贡献,我们就需要这种对话。如果我们不能创造一个专注于解决方案和重视业内人士贡献的吸引人的环境,我们就无法取得进步,也无法弥合行业教育和该领域之间的差距。

我希望“委员会”能给与会者留出空间,让他们组成非正式的策划小组。这些团体拥抱自由思考、创造力和公开讨论,甚至冒着造成一点混乱的风险。但是,如果参与的代价是一点混乱,我很乐意接受。

所以,我正在为委员会制定新的规则,这些规则不会太糟糕。

布莱恩的生产性无政府规则

小规模的会议,特别是那些有商人参加的会议,需要以结果为导向,并且有效率。由于让大型会议变得高效的规则对有几个蓝领成员的小型委员会不起作用,我们需要简化不可避免的程序,并为公开但相关的讨论留出空间。

1.没有需要书写或签名的文件。

虽然我认为分发纸质简报只是为了阅读目的是可以的,但不应该填写表格或签署文件。

如果您要求人们签署一份文档,您将在后端创建一堆管理任务。你必须扫描文件,确保它被归档到合适的地方。如果我们要在会议期间讨论上述表格上的问题,也没有必要提前填写表格。

在会议的实际文档方面采用无纸化将会节省大量的时间。

2.使用视频或音频录音,而不是分钟或点名。

再说一次,在这个时代没有必要进行记分或点名。我们可以保留谁出席了会议以及发生了什么事情的视频证据。

如果我们放弃正式程序,使用技术确认与会者、讨论的主题以及接受或拒绝的提案,我们可以节省大量时间。

3.关于人物和职位的投票应该是私密的,基于应用程序的。

因为我们的意见和决定会影响其他人,所以当您将有关人员和决定的投票记录公开时,您可能会限制参与。

为了获得更多的参与和诚实的决策,我们可以让选举投票私密化,并通过应用程序自动进行。

4.关于行动的投票应该是开放的,公开的,基于应用程序的。

公开投票让每个人都能看到谁投了什么票。我们基本上保持了罗伯特的秩序规则所提供的透明度,但消除了动议和秒的需要。和私人主席投票一样,使用应用程序记录投票比计算举手数或“赞成”和“反对”更有效

5.小组讨论应该只针对适用于小组中每个人的事情进行。

我们可能都很熟悉在会议中有人提出一个只适用于三个人的问题时的沮丧心情。在我们试图改善行业和教育之间联系的会议上,这是没有效率、令人恼火的。

为了使讨论保持正轨,《福布斯》撰稿人詹妮弗·海琳建议确定目标和结果。我们可以在会议开始时定义这些术语,或将其纳入会前简报。这样,与会者就可以了解团队目标。如果他们意识到共同的目标,他们将更有可能将他们的关注点与团队中的每个人相关。

6.所有其他的讨论都可以是一对一的,并被记录下来,或者在一个录制好的“策划”中进行。

借用我刚才解释的规则,特殊问题可以在“策划”小组中与受影响的人或与主席私下更有效地解决。

当我们把独特的关注局限于那些需要担心这些问题的人,我们可以通过只关注与每个人都有关的问题来更有效地召开会议。我们还可以通过将讨论限制在必须处理这个问题的人的范围内,来制定适合相关人员的解决方案。你也不能通过介绍其他人不关心的问题来切断与会者的参与。

7.运用经过验证的创意技巧来激发真实的、有价值的反馈和创新。

我很荣幸参加了一个由杰森·伯恩(是的,这是他的真名)主持的会议。他是艾默生Helix的创新主管。

杰森问了一些开放式问题,让我们把答案和想法写在大便利贴上。然后,他深入研究了我们用来寻找真知灼见并促进真实、脆弱对话的词语。

这是令人难以置信的和非常有益的。

用东北大学的劳伦·兰德里的话说,创意技术包括头脑风暴和原型设计,以产生创造性的新想法。

我们可以使用结构化的构思技巧,如方法6-3-5(6个人每人在5分钟内写下3个想法,并将它们传递给下一个人,让他们在这个想法的基础上构建)或故事板。但对我们来说,更现实的做法是在黑板上贴便利贴,用类比来表达我们的需求或解决方案,思考“最糟糕的想法”,或使用其他非正式形式的头脑风暴和想法联系。

即使一个贡献者不得不对一个项目或提议给出负面反馈,当团队可以使用创意技术来开发解决方案时,它也可以产生建设性的反馈,并激发其他选择。

创意在一对一或策划沟通中特别有用。这些环境中的小团队可以让想法有机地产生,而不会因为太多的输入而过于紧张或不知所措。

8.尊重个人的具体贡献,而不是仅仅出现。

在过去,能被邀请成为委员会的一员就是一种荣誉。如今,情况并非如此。我们更注重结果,希望知道我们为改变现状所做的努力是值得的。

如果我们想要增加参与,让好的想法流动起来,我们需要承认每个人的贡献,并找到感谢贡献者的方法。如果我们能尊重他人的贡献通过社交媒体聚光灯下帖子,写一篇关于自己的想法,甚至把他们拉到一边,说“谢谢”,人们会觉得他们的努力是值得的,他们不浪费呼吸或他们的时候,他们分享他们的想法。

我们仍然希望人们能够参与进来,但真正的目标是通过反馈和创新来改进流程,而不仅仅是达到法定人数并打勾。如果我们想让委员会富有成效并产生影响,声音和思想比身体更重要。

这篇相当疯狂的文章背后的“为什么

我不否认罗伯特的《秩序规则》在适当的时间和地点是有用的。

我只是不认为现代咨询委员会或委员会会议议会程序的正确场所,尤其是那些没有政治背景或正式领导背景的人帮助做决定的地方。

我们生活在一个效率、创新和协作是完成任务的关键的时代。为了促进这三件事,我认为我们需要让会议室更随意,更开放,便于讨论。我们需要摆脱遵循程序的想法,因为它在过去是有效的。

过去是有价值的,有趣的,重要的。我们观看纪录片,参观博物馆,以纪念过去,并向过去学习。我最喜欢的一些播客是核心的历史丹·卡林和我听到的方式,迈克罗因为它们让过去的历史和故事变得鲜活起来。

历史和传统令人敬畏。罗伯特的规则非常有趣。

我只是强烈主张,罗伯特和他的《秩序规则》应该在博物馆里得到尊重,而不是在现代的咨询委员会或委员会会议上。

-布莱恩·奥尔

(艾米丽·古托夫斯基协助编辑和写作)

引用:

“亨利马丁·罗伯特。”大英百科全书。1998.https://www.britannica.com/biography/Henry-Martyn-Robert

Dam, Rikke Friis和Siang, Teo Yu。《设计思维的核心——基本构思技巧导论》交互设计的基础。2020.https://www.interaction-design.org/literature/article/introduction-to-the-essential-ideation-techniques-which-are-the-heart-of-design-thinking

盖洛,胭脂。“杰夫·贝佐斯禁止在会议中使用PowerPoint。他的替代者是天才。股份有限公司。2018年4月25日。https://www.inc.com/carmine-gallo/jeff-bezos-bans-powerpoint-in-meetings-his-replacement-is-brilliant.html

兰德里,劳伦。“创意技术如何解决具有挑战性的业务问题。”东北大学。2017年12月1日。https://www.northeastern.edu/graduate/blog/ideation-techniques-impact-on-business/

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